Gdy organizowane jest szkolenie po godzinach lub w dniu wolnym, ważne jest czy pracownik uczestniczy w nim na polecenie pracodawcy (częściej działającego w jego imieniu przełożonego) – wówczas należy przyjąć, że jest to dla niego czas pracy – czy też szkoli się z inicjatywy własnej. Tylko w tym drugim przypadku nie musi otrzymywać dodatkowego wolnego.

Zgodnie z art. 128 Kodeksu Pracy (KP) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jednocześnie jednak art. 2 pkt 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2003/88/WE stanowi, że czasem pracy jest „każdy okres, podczas którego pracownik pracuje, jest do dyspozycji pracodawcy oraz wykonuje swoje działania lub spełnia obowiązki”. Dyrektywa zatem nie odwołuje się, a tym samym nie ogranicza do „miejsca wyznaczonego do wykonywania pracy”, a należy pamiętać, że od 1 maja 2004 tj. przystąpienia Polski do Unii Europejskiej ustawodawstwo wspólnotowe ma pierwszeństwo nad prawem krajowym, co potwierdzają zarówno zapisy traktatowe, jak i utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego.

Warto dodać, że pojęcie czasu pracy nie jest zatem tożsame z pojęciem wykonywania obowiązków pracowniczych (świadczenia pracy), lecz opiera się na przyjętym ustawowo podziale na czas, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy – i ten uznaje za czas pracy pracownika – oraz pozostały czas, który można określić jako czas wolny od pracy. Nie ma pomiędzy nimi żadnych sytuacji pośrednich.

Dlatego też, gdy pracownik udaje się na szkolenie z polecenia pracodawcy – a tym samym w oczywisty sposób pozostaje do jego dyspozycji – to będą to dla niego godziny wliczane do czasu pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy, w wyroku z 25 stycznia 2005 (sygn. akt I PK 144/04) orzekając, że pracownik uczestniczący w szkoleniu wykonuje polecenie pracodawcy pozostając w jego dyspozycji.

Tym samym, gdy szkolenie odbywa się w dniu harmonogramowo wolnym, na przykład w sobotę lub w niedzielę, poza normalnym rozkładem czasu pracownika nabywa on prawa do dodatkowe dnia wolnego w zamian za czas szkolenia.

Jednocześnie zgodnie z art. 2373 Kodeksu Pracy wszelkie szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy mają odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Tym samym uczestnictwo pracownika w kursie BHP (wstępnym oraz okresowym) jest częścią jego czasu pracy i powinno być przeprowadzone w ramach jego czasu pracy. Jeśli taki kurs przeprowadzany jest poza godzinami pracy pracownika (np. w dniu wolnym), to pracownik co prawda nie może odmówić wzięcia w nim udziału, gdyż szkolenia BHP są dla niego obowiązkowe, lecz w zamian ma prawo do czasu wolnego od pracy w innym dniu lub wypłaty dodatkowego wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych za czas kursu BHP.

W przypadku innych szkoleń wypłata nadgodzin nie jest już tak oczywista, gdyż zgodnie z kodeksem przysługują one za świadczoną pracę, a nie czas pracy. Jest to sytuacja podobna do dyżuru pracowniczego, gdy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy poza normalnymi godzinami pracy, ale dodatkowe wynagrodzenie nie przysługuje mu jeśli „nie wykonywał pracy”. Udział w szkoleniu co do zasady nie jest wykonywaniem pracy, chyba że taki obowiązek wynika z przepisów prawa, umowy o pracę lub zakresu obowiązków.