Gdy pracownik ma zaległy, niewykorzystany w latach poprzednich, urlop wypoczynkowy to zasadą jest udzielanie go w danym roku jako pierwszego. Jednocześnie najpierw wykorzystywany jest urlop najstarszy, ale – uwaga – maksymalnie sprzed trzech lat, po których prawo do urlopu, jak i innych świadczeń pracowniczych, ulega przedawnieniu. Przy czym okres tzw. wymagalności liczony jest od końca września, czyli kodeksowej daty wykorzystania zaległego wypoczynku. Dopiero, jak pracownikowi udzielony zostanie „stary” urlop, zaczyna on wypoczywać na podstawie urlopu bieżącego. Wynika to z przepisów prawa pracy. Natomiast wszelkie uniemożliwianie wykorzystania urlopowych zaległości, gdy wolne zostało pracownikowi udzielone na prawidłowo złożony wniosek, traktowane jest jako naruszenie obowiązku udzielania przysługującego urlopu wypoczynkowego. Być może na pozór brzmi to niegroźnie, ale Kodeks Pracy przewiduje za takie praktyki grzywnę do 30 tys. zł.

Nie ma przy tym znaczenia, że plan urlopów jest powiedzmy na rok 2013, gdyż nic nie stoi na przeszkodzie, aby uwzględniał on także urlop zaległy. Zawsze jednak ten najstarszy będzie udzielany w pierwszej kolejności. W ten sposób niemożliwe jest – jeśli pracownik z urlopu korzysta, a ma taki obowiązek – przetrzymanie przez pracodawcę przeterminowanego urlopu, aż ten ulegnie przedawnieniu. Zresztą w ten sam sposób – z angielska zwany FIFO (first in first out) – jest powszechnie stosowany nie tylko przy rozliczaniu urlopu, ale także rachunkowości, podatkach (np. przy tzw. podatku Belki), czy też stanów magazynowych.